我们收集的信息
只有在您开通账号、正式使用档案服务的过程中产生的信息才会进入系统，大致可以归为三类。每一类的用途不同，需要保留的时间也不一样。
账号与联系人信息
开通时您需要填写单位名称、联系人姓名、手机号、邮箱，以及用于结算与开票的抬头资料。这些内容用于确认使用者身份，并把服务对应到您实际选择的会员层级上——层级不同，可用的栏目和导出能力也不同。
档案条目与附件
您通过控制台录入、或经集成通道写入的内容本身，包括条目名称、所属栏目、时间、字段值与附件文件。这是您放在平台上的核心资料，只有您授权的账号能够查看，未获授权的成员看不到任何条目正文。
操作与导出记录
登录时间、登录设备与网络标识、检索与浏览行为，导出请求的发起人、条数、文件格式与完成结果，以及权限分配和变更记录。留存这类记录的目的很直接：万一某批数据出现异常，能查清是谁在什么时候做了什么。
结算与开票所需的抬头、税号、开户信息只用于账务处理，不参与档案索引，也不会出现在任何导出文件中。
这些信息用来做什么
收集来的每一项数据都对应一个具体动作，没有为了别的目的顺手留下的内容。
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用途 01
确认使用者身份
核对账号归属，避免仅凭手机号后四位之类的信息被他人冒用登录，尤其是在多家单位共用同一联系人的场景下。
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用途 02
完成档案归集与检索
按栏目、时间与字段值建立索引，让一次检索能在上千万条归档内容中定位到目标批次，而不必逐层翻阅。
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用途 03
执行导出与交付
按您选定的格式生成文件、记录导出批次，便于后续按时间区间回查同一批数据的交付情况。
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用途 04
管控栏目与字段权限
按角色决定谁能进入哪个栏目、谁可以发起导出、谁有权改动字段模板，把查看范围收窄到岗位真正需要的部分。
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用途 05
支撑服务与排障
您在工单里说明问题时，工程师可以依据操作记录定位到具体条目或导出批次，省去反复描述现象的过程。
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用途 06
安全审计与异常回溯
出现异地登录、非工作时段操作或短时间内大批量导出时留下痕迹，便于事后判断是一次误操作还是别的状况。
数据存在哪里、怎么备份
档案数据存放在境内的两个可用区，两地互为备份，其中一处出现故障不会影响正常调阅。每日执行一次增量备份，备份内容保留 90 天，需要在保留期内回退到某个历史时点时可以发起恢复。
传输与静态存储的加密
数据在传输环节与静态存储环节分别做了加密处理。导出文件生成后以临时地址交付，超过有效时间即失效，需要重新发起导出。
权限与流程管理
平台的研发、运维与客服岗位按最小必要原则分配权限，涉及生产数据的操作需要双人确认并留下记录。2021 年平台通过 ISO/IEC 27001 信息安全管理体系认证，相关制度覆盖人员、流程与系统三个层面。
备份与恢复的常见问题
保留 90 天是什么意思？90 天内任意一天的增量备份都可以用来恢复数据；超过这个期限的备份会被滚动清理，不再保留。如果需要长期留存某一个时点的完整状态，建议由您自行导出并归档到内部存储。
恢复一次大概要多久？处理时间跟批次规模有关。万条级别的批次通常在数小时内完成，期间对应栏目会进入只读状态，避免恢复过程中新旧数据交叉写入。
可以自己发起恢复吗？恢复由运维在收到申请后执行。您通过客服提交需要回退的栏目与时间区间，确认范围后安排处理，完成后会告知结果。
导出失败会丢数据吗？不会。导出是对已有条目的读取动作，过程中断只会影响生成的文件，原始条目不受影响，重新发起即可。若同一批次反复失败，工单里附上批次编号会更快定位。
您可以要求我们做什么
查询、更正、导出与删除都有对应的操作入口，多数情形您可以在控制台自行完成，少数需要由客服转交运维处理。
查询与更正
账号与联系人信息在控制台可自助修改；档案条目按您被分配的权限在栏目内编辑，每一次改动都会记录修改人与时间，需要时可在操作记录里回看。
导出
随时把属于您的条目导出为 CSV、XLSX、JSON 或 PDF。单次批量上限为 50,000 条，超出部分系统自动分批处理；专业版及以上可启用字段自定义与导出台账，方便把交付记录纳入内部留档。
删除
注销账号，或申请删除某个时间区间的批次，都可以通过客服提交。提交后在处理完成前，相关栏目的编辑功能会暂时关闭，避免数据在删除过程中被改动。
会继续保留的部分
操作日志与导出台账按审计要求会在账号注销后继续保留一段时间，这部分记录不含档案条目正文。若某个批次正涉及投诉、争议或法定调查，会保留至事项结束。
提交申请后，在工作时间内工单平均响应约 40 分钟。涉及数据恢复或跨栏目批量删除的，处理周期会长于普通咨询，客服会同步告知预计完成时间。
隐私相关事项怎么联系我们
涉及个人信息、档案数据调取或删除的事项，走下面两个渠道都可以，客服团队会在工作时间跟进。
- 客服邮箱
- contact@yihao-register.com.cn
- 服务电话
- 400-2094-2566
- 接待时间
- 工作日 9:00 至 18:00
为了更快定位到您的账号，来信时附上注册手机号后四位即可，不必在邮件正文里粘贴档案内容。如果您要了解的是会员权益对应关系、栏目版本变化或导出失败的处理步骤，帮助中心已经整理了 210 余篇操作指引，多数问题在那里可以直接找到步骤；需要当面沟通的，可通过联系与核对预约；涉及平台服务范围与账号使用规范的部分，可先阅读使用说明。